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群策群力 | 數字化轉型引領檔案管理邁入“智管”“智服”新階段
發布日期： 2025-11-12 00:00:00
為夯實管理基礎、賦能高質量發展，自2025年6月起，公司全面啟動檔案管理數字化轉型工作。我們以系統建設為牽引、制度完善為保障，構建起“上下聯動、部門協同、全員參與”的工作新格局，穩步推動檔案管理實現從“分散”到“集中”、從“紙質”到“數字”、從“經驗”到“制度”的三大跨越，為公司“十四五”檔案工作圓滿收官奠定了堅實基礎。
數字化轉型，平臺是根基。2025年7月，公司順利完成紫光檔案管理系統在自主可控環境下的全面調試，并高效完成科怡系統歷史數據的遷移工作。此舉標志著核心檔案管理平臺實現自主可控替代，并正式投入運行，為公司檔案數字管理開啟了全新篇章。
新系統需要新能力。為確保平臺功能與業務需求精準匹配，檔案信息化團隊與開發方緊密協作，開展了多輪深入調研與測試。同時，我們聚焦系統應用，采取“線上+線下”相結合的方式，組織了6期內部交流培訓和4期外部遠程培訓。通過“理論講解+實操演練+現場答疑”的模式，深度解析系統功能、著錄規則與電子歸檔流程，有效提升了團隊的系統操作與數據遷移能力，為系統平穩過渡提供了堅實保障。
以交流促應用，內部培訓賦能系統落地
系統的生命力在于持續優化。檔案信息化團隊積極對接開發方，累計梳理并推動解決了60余項系統應用問題與需求。針對圖紙借閱過程中“版次控制難”這一典型痛點，將開發部署智能短信提醒服務，系統可在圖紙升版或借閱到期時，自動通知相關人員，徹底改變以往依賴人工郵件通知的滯后模式，從源頭上規避因信息不及時可能導致的質量風險，實現從“人控”到“智控”的升級。
檔案是企業發展的原始記錄與核心知識資產。展望未來，科技與數智化部將在公司黨委和總經理部的領導下，堅持“以交流促應用，以數字強管理”的路徑，持續推動檔案管理工作提質增效，讓沉睡的檔案數據轉化為驅動企業高質量發展的新動能，為管理決策與規范化運營提供更強支撐。
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